دليل كتابة الخطة المالية لعملك الصغير

إعداد النموذج المالي هو أصعب جوانب صياغة خطة العمل، لكنه من أهمها أيضًا. فالأعمال التي تمتلك خطة مالية شاملة تكون في موقع أفضل لعرض أفكارها على المستثمرين، والحصول على التمويل، وتحقيق النجاح طويل الأمد.

لحسن الحظ، لا تحتاج إلى شهادة في المحاسبة لإعدادها؛ كل ما تحتاجه هو معرفة ما تتضمنه أجزاؤها الرئيسية، وستساعدك ميزة الخطة المالية المؤتمتة في بزنس بيلدر للشركات الصغيرة والمتوسطة.

تابع القراءة لتتعرّف على العناصر الستة التي يجب أن تتضمنها خطتك المالية لتأسيس عملك بفعالية.

ما هي الخطة المالية؟

الخطة المالية في جوهرها ملخّص للوضع المالي الحالي لشركتك وتوقعات نموها. فكّر في السجلات التي تُظهر وضعك المالي الحالي كلقطة لصحة شركتك، بينما تمثّل التوقعات طموحاتك المستقبلية.

ما فوائد امتلاك خطة مالية لشركتك؟

كما ذكرنا، تقدّم الخطة المالية صورة عن الوضع الحالي لشركتك، بينما تُوجّه التوقعات أهدافك المالية القريبة والبعيدة، وتكون نقطة انطلاق لرسم خطتك.

وتساعدك بصفتك صاحب عمل على وضع توقعات معقولة لأداء شركتك. فلأنك تعرف شؤونك المالية جيدًا، يقلّ احتمال أن تُفاجأ بوضعك المالي، وتصبح أكثر استعدادًا للتعامل مع أي أزمة أو نمو متسارع.

كما أن الاستراتيجية المالية المتينة تجعلك أكثر جاذبية للمستثمرين، إلى جانب مساعدتك على إدارة شركتك بشكل أفضل؛ فهي تقلّل مخاطرك وتُثبت أن لديك استراتيجية متينة وسجلًا في تنمية شركتك.

المكوّنات الأساسية للخطة المالية الفعّالة

سواء كنت تبدأ عملًا جديدًا أو توسّع عملًا قائمًا، يجب أن تتضمن كل خطة عمل العناصر التالية:

• قائمة الأرباح والخسائر
• قائمة التدفق النقدي
• الميزانية العمومية
• توقعات المبيعات
• خطة الموظفين
• تحليل نقطة التعادل والنسب المالية

وقد تفيدك هذه القوائم المالية حتى لو كنت في بداية الطريق.

كيف تُعدّ خطة مالية لعملك الصغير

الخبر السار أن هذه القوائم لا يجب أن تكون معقّدة في إعدادها أو فهمها. فمع بضعة تقديرات مدروسة لما يمكنك بيعه وما ستكون عليه تكاليفك، ستكون قد قطعت شوطًا كبيرًا نحو إعداد خطة مالية شاملة.

1. قائمة الدخل (الأرباح والخسائر)

تُعرف أيضًا بقائمة الأرباح والخسائر، أو قائمة الدخل التقديرية، أو اختصارًا P&L. وهي ببساطة شرح لكيفية تحقيق شركتك ربحًا (أو تكبّدها خسارة) خلال فترة زمنية معيّنة.

إنها جدول يعرض جميع مصادر إيراداتك وجميع تكاليفك خلال فترة محددة، مثل ربع سنة، مع صافي الربح أو الخسارة في أسفله.

وتأتي قوائم الأرباح والخسائر بأشكال متنوعة، بحسب نوع العمل وشكله القانوني (منظمة غير ربحية، شركة ذات مسؤولية محدودة، شركة مساهمة، إلخ).

ما الذي يجب أن تتضمنه قائمة الأرباح والخسائر؟

• إيراداتك (وتُسمى أيضًا المبيعات).
• «تكلفة المبيعات» أو «تكلفة البضاعة المباعة» (COGS)، مع ملاحظة أن بعض الأعمال، كالأعمال الخدمية، قد لا تكون لديها تكلفة بضاعة مباعة.
• هامش الربح الإجمالي، وهو الفرق بين إيراداتك وتكلفة البضاعة المباعة.

تشكّل هذه العوامل الثلاثة (الإيرادات، وتكلفة البضاعة المباعة، وهامش الربح الإجمالي) أساس نموذج عملك، أي طريقة تحقيقك للمال.

كما ستُدرج مصروفاتك التشغيلية، وهي تكاليف إدارة شركتك التي لا ترتبط مباشرة بتحقيق عملية بيع. والإيجار والمرافق والتأمين أمثلة على تكاليف ثابتة لا تتغير بحسب قوة إيراداتك أو ضعفها في شهر معيّن.

كيف تحسب الدخل التشغيلي؟

باستخدام قائمة الأرباح والخسائر، اطرح مصروفاتك التشغيلية من هامش الربح الإجمالي لتحديد دخلك التشغيلي:

الدخل التشغيلي = هامش الربح الإجمالي − المصروفات التشغيلية

وبحسب طريقة تصنيفك لبعض التكاليف، سيساوي دخلك التشغيلي غالبًا «الأرباح قبل الفوائد والضرائب والإهلاك والاستهلاك» (EBITDA)، أي مقدار الربح الذي حققته قبل احتساب المتطلبات المحاسبية والضريبية. ويُسمّى هذا الرقم أحيانًا «المساهمة في التكاليف العامة».

كيف تحسب صافي الدخل؟

صافي دخلك هو ما يُعرف بـ«السطر الأخير»، ويظهر في نهاية قائمة الأرباح والخسائر. ولحسابه، اطرح مصروفات الفوائد والضرائب والإهلاك والاستهلاك من الدخل التشغيلي:

صافي الدخل = الدخل التشغيلي − (الفوائد + الضرائب + الإهلاك + الاستهلاك)

احجز جلسة إرشاد مجانية فردية لخطة العمل (15 دقيقة)

2. قائمة التدفق النقدي

قائمة التدفق النقدي لا تقل أهمية عن قائمة الأرباح والخسائر؛ فلا مفر من حقيقة أن الأعمال تحتاج إلى النقد. وتُظهر هذه القائمة مقدار المال الذي حصّله عملك، وما أنفقه، وما تبقّى لديه في نهاية الشهر.

لن تتمكن من إدارة عمل سليم إن لم تعرف كم لديك من النقد، ومن أين يأتي، وإلى أين يذهب، ومتى. ولن تتمكن من الحصول على أموال من المقرضين أو المستثمرين دون قائمة تدفق نقدي، لأنها تعرض كل هذه المعلومات بوضوح.

وتُظهر قائمة التدفق النقدي الفرق بين الدخل (الربح) الذي تُظهره قائمة الأرباح والخسائر والنقد الذي تملكه فعليًا.

فحتى لو كان عملك يحقق أرباحًا كبيرة، قد لا يكون لديك نقد كافٍ لسداد فواتيرك واستمرار العمل. وحتى لو لم يكن عملك مربحًا، قد يكون لديك نقد كافٍ لإبقائه مفتوحًا بضعة أشهر، ما يمنحك وقتًا لتصحيح المسار. ولهذا من المهم جدًا فهم هذه القائمة.

المحاسبة النقدية مقابل محاسبة الاستحقاق

هناك نوعان من أساليب المحاسبة: الأساس النقدي، وأساس الاستحقاق.

يتطلب أساس الاستحقاق تسجيل المبيعات والتكاليف المرتبطة بها معًا؛ فمثلًا، إذا تلقيت طلبًا مسبقًا كبيرًا لمنتج جديد، فلن تسجّل إيرادات هذا الطلب حتى يُصنع المنتج ويُسلَّم فعليًا. ومبدأ المقابلة هو أساس محاسبة الاستحقاق، لأنه يعني مقابلة الإيرادات بالتكاليف المرتبطة بها.

أما الأساس النقدي فيتطلب تسجيل المبيعات والتكاليف عند حدوثها، دون الاهتمام بمقابلة المصروفات بمبيعات محددة أو العكس.

وإذا اعتمدت الأساس النقدي، فلن تختلف قائمة تدفقك النقدي كثيرًا عن قائمة الأرباح والخسائر. وقد يبدو ذلك أسهل، لكننا ننصح بشدة بعدم اعتماده؛ فأساس الاستحقاق يقدّم الصورة الأدق لكيفية عمل شركتك، وإن لم تكن تستخدمه حاليًا، فعليك التفكير في التحول إليه.

لماذا يجب إدارة التدفق النقدي بمحاسبة الاستحقاق؟

إليك السبب: لنفترض أنك تدير عملًا ينظّم مخيمات صيفية. قد يدفع لك أحد المشاركين في مارس، أي قبل أشهر من بدء المخيم في يوليو. فإذا استخدمت أساس الاستحقاق، فلن تسجّل الإيراد حتى تقدّم الخدمة، لذا ستُسجَّل إيرادات المخيم وتكاليفه معًا في يوليو.

أما بالأساس النقدي، فكنت ستسجّل الإيراد في مارس، وكل المصروفات في يوليو، ما يجعل عملك يبدو مربحًا في الأشهر السابقة للمخيم، وغير مربح في الشهر الذي أُقيم فيه.

فعندما يحين وقت تحديد ربحية فعالية أو منتج ما، قد يكون التعامل مع المحاسبة النقدية صعبًا، ويصعب معها فهم كيفية عمل عملك فعلًا. ومحاسبة الاستحقاق هي أفضل طريقة لرؤية ذلك.

احجز جلسة إرشاد مجانية فردية لخطة العمل (15 دقيقة)

3. الميزانية العمومية

تقدّم الميزانية العمومية لقطة للوضع المالي لشركتك: كيف هو أداؤك الآن؟ كم لديك من المال في البنك، وكم يدين لك عملاؤك، وكم تدين أنت لمورديك؟

ما الذي يجب أن تتضمنه الميزانية العمومية؟

• الأصول: الذمم المدينة، والنقد المتاح، والمخزون، وغيرها.
• الالتزامات: الذمم الدائنة، وأرصدة بطاقات الائتمان، وأقساط القروض، وغيرها من الالتزامات المالية.
• حقوق الملكية: تقتصر عادةً في الشركة الصغيرة على حصة المالك، لكنها قد تشمل أيضًا حصص المستثمرين، والأرباح المحتجزة، وعائدات الأسهم، وغيرها.

وتُسمّى «ميزانية» لأنها معادلة يجب أن تتوازن:

الالتزامات + حقوق الملكية = الأصول

فمجموع التزاماتك وحقوق ملكيتك يساوي دائمًا مجموع أصولك.

وفي نهاية السنة المالية، يُضاف ربحك أو خسارتك الإجمالية إلى أرباحك المحتجزة (وهي جزء من حقوق الملكية) أو يُخصم منها. وبالتالي، تمثّل الأرباح المحتجزة إجمالي أرباح شركتك وخسائرها منذ تأسيسها.

أما إذا كنت مالكًا فرديًا أو لديك عمل آخر تنتقل ضرائبه مباشرة إلى المالكين، فإن مفهوم «الأرباح المحتجزة» لا ينطبق عليك فعليًا، لأن جميع الأرباح والخسائر تنتقل إلى المالكين بدلًا من احتجازها كما في الشركات المساهمة.

4. توقعات المبيعات

توقع المبيعات هو بالضبط ما يوحي به اسمه: تقديراتك لمقدار ما تتوقع بيعه خلال فترة محددة. وهو عنصر حاسم في استراتيجية شركتك، خاصة عند التعامل مع المقرضين أو المستثمرين، ويجب تحديثه بانتظام.

ويجب أن يتطابق توقعك مع رقم المبيعات في قائمة الأرباح والخسائر. بل إن توقع المبيعات في برنامج تخطيط الأعمال لدينا، بزنس بيلدر، يملأ قائمة الأرباح والخسائر تلقائيًا.

لا يوجد توقع مبيعات بمقاس واحد يناسب الجميع، فلكل شركة متطلباتها الفريدة. ونوع شركتك ومدى رغبتك في متابعة مبيعاتك بالتفصيل هما ما يحددان طريقة تصنيف توقعك وترتيبه.

وبشكل عام، ستحتاج إلى تقسيم توقع مبيعاتك إلى أقسام مفيدة لأغراض التخطيط والتسويق.

فمثلًا، إذا كنت تدير مطعمًا، فعليك الفصل بين توقعات مبيعات الغداء والعشاء. أما صاحب الصالة الرياضية فقد يجد من المفيد التمييز بين أنواع الاشتراكات. ويمكنك حتى تقسيم توقعك حسب المنتج، بسطر مستقل لكل منتج تقدّمه، إن أردت دقة عالية.

ويجب أن تُدرج «تكلفة البضاعة المباعة» لكل قسم من المبيعات المتوقعة. والفرق بين إيراداتك المتوقعة وتكلفة البضاعة المباعة المتوقعة هو هامش ربحك الإجمالي المتوقع.

احجز جلسة إرشاد مجانية فردية لخطة العمل (15 دقيقة)

5. خطة الموظفين

فكّر في خطة الموظفين كمبرر لأهمية كل عضو في الفريق بالنسبة للشركة.

وتعتمد أهمية استراتيجية الموظفين أساسًا على نوع مؤسستك. فإذا كنت مالكًا منفردًا دون موظفين، فقد لا تكون بالغة الأهمية، ويمكن وصفها في جملتين. أما إذا كنت شركة أكبر بتكاليف عمالة كبيرة، فعليك تخصيص الوقت لفهم كيف يؤثر موظفوك على صافي أرباحك.

وإذا قررت إعداد استراتيجية شاملة للموظفين، فيجب أن تتضمن وصفًا لكل عضو في فريق الإدارة، وما يضيفه من تدريب ومهارة ومعرفة بالمنتج أو السوق، إلى جانب أجره (و/أو حصته من الأسهم إن وُجدت). ويُدرج ذلك في قسم نظرة عامة على الشركة ضمن خطة عملك.

وإن كان ذلك أنسب لشركتك ولأهداف خطة عملك، يمكنك استخدام هذا القسم لعرض أقسام كاملة؛ فلا توجد قاعدة تُلزمك بذكر كل عضو في فريق الإدارة بشكل منفصل.

وهذا أيضًا المكان المناسب لإدراج أعضاء الفريق أو الأقسام التي خصّصت لها ميزانية لكنك لم توظّفها بعد. صِف المرشح المثالي لكل منها، ونطاق الراتب الذي خصّصته له.

6. تحليل نقطة التعادل والنسب المالية

شرح النسب المالية

إذا كانت لديك قائمة الأرباح والخسائر وقائمة التدفق النقدي والميزانية العمومية، فلديك كل البيانات اللازمة لحساب النسب المالية المعتادة. ورغم أن هذه النسب ليست إلزامية في خطة العمل، خاصة الخطة الداخلية، فمن الجيد عادةً معرفتها.

أكثر نسب الربحية استخدامًا:

• هامش الربح الإجمالي
• العائد على المبيعات
• العائد على الأصول
• العائد على الاستثمار

ومن نسب السيولة والملاءة:

• نسبة الدين إلى حقوق الملكية
• النسبة الجارية
• رأس المال العامل

ولعل هامش الربح الإجمالي، والعائد على الاستثمار، ونسبة الدين إلى حقوق الملكية هي أكثر المقاييس التي يستخدمها أصحاب الأعمال ويطلبها المقرضون.

شرح نقطة التعادل

تحليل نقطة التعادل هو حساب مقدار ما تحتاج إلى بيعه لـ«التعادل»، أي تغطية جميع تكاليفك.

ولتحديد نقطة التعادل، ستحتاج إلى معرفة هامش المساهمة لما تبيعه. ففي حالة المطعم، يكون هامش المساهمة هو سعر الوجبة مطروحًا منه التكاليف المرتبطة بها. فمثلًا، يدفع العميل 50 دولارًا ثمن الوجبة، وتكلفة الطعام 10 دولارات، وأجر إعدادها وتقديمها 15 دولارًا، فيكون هامش المساهمة (50 − 10 − 15 = 25 دولارًا)، أي 50%.

ويمكنك استخدام ذلك لمعرفة الإيرادات اللازمة للتعادل: فإذا كانت تكاليفك الثابتة الشهرية 5,000 دولار، وكان متوسط هامش المساهمة 50% (كما في مثال المطعم)، فستحتاج إلى مبيعات بقيمة 10,000 دولار لتبلغ نقطة التعادل.

احجز جلسة إرشاد مجانية فردية لخطة العمل (15 دقيقة)

اجعل التخطيط المالي جزءًا منتظمًا من ممارسات عملك

قد تبدو استراتيجيتك المالية معقّدة في البداية، لكن من الضروري استيعاب هذا الجزء من خطة شركتك.

فحتى لو استعنت بشركة محاسبة لمسك الدفاتر والتحليل المالي الدوري، يجب أن تكون أنت، صاحب العمل، قادرًا على قراءة هذه السجلات وفهمها واتخاذ القرارات بناءً عليها. واستخدام أداة لوحة تحكم للأعمال مثل بزنس بيلدر يسهّل هذه العملية كثيرًا، لأنك لن تحتاج إلى التنقل بين جداول البيانات لإدخال كل عنصر وتعديله.

وتزداد فرصك في الحصول على رأس المال من المستثمرين أو المقرضين بشكل كبير إذا أعددت قوائم مالية تتكامل معًا لتروي قصة شركتك، وكنت قادرًا على الإجابة عن الأسئلة حول مصدر أرقامك.