التنبؤ بالأعمال: إنشاء أول توقّع مالي لك دون بيانات تاريخية
قد يبدو إعداد توقّع مالي دون بيانات تاريخية أمرًا مخيفًا في البداية، لكنه لا يجب أن يكون مرهقًا. فبصفتك صاحب عمل جديد، قد تبدأ من الصفر وتتساءل:
- من أين أبدأ أصلًا؟
- كيف أتأكد من دقة الأرقام؟
- هل لديّ الوقت الكافي لإعداد توقّع مالي؟
الخبر السار: لا يحتاج التوقّع المالي إلى أن يكون معقّدًا أو مثاليًا أو مستهلكًا للوقت. فباتباع النهج الصحيح واستخدام الأدوات المناسبة، مثل تلك التي يوفّرها بزنس بيلدر، يمكنك إعداد توقّع عملي متين دون أي بيانات تاريخية في غضون ساعتين فقط.
لمن هذا الدليل؟
هذا الدليل مثالي لرواد الأعمال في بداية الطريق، الذين لا يملكون بيانات مالية فعلية يعتمدون عليها، ويحرصون على إبقاء أرقامهم في المسار الصحيح.
نصائح قبل أن تبدأ التوقّع
- لا تسعَ إلى الكمال: لن يكون توقّعك مثاليًا، وهذا أمر طبيعي تمامًا. وكما تقول رئيستنا التنفيذية ريهام أبو العينين دائمًا: «التوقّع الجيد يجب أن يعكس واقع عملك، لا أن يتنبّأ بالمستقبل».
- حدّد مهلة زمنية: مفتاح التوقّع الناجح هو التركيز. خصّص من 30 إلى 45 دقيقة وانظر إلى أي مدى يمكنك التقدّم، فهذا يمنعك من الغرق في التفاصيل.
- قسّم العمل: قد تحتاج إلى أكثر من 30 دقيقة لإكمال توقّعك. خطّط لثلاث أو أربع جلسات قصيرة، وخذ استراحة بينها لتعود بنظرة جديدة.
- اطلب الملاحظات: حتى لو كان توقّعك قيد الإعداد، اطلب من زميل أو مرشد موثوق مراجعته وإبداء رأيه أولًا بأول. فكلما زادت الآراء، أصبح توقّعك أقوى.
- فكّر في قصة عملك: التوقّع المالي لا يتعلّق بالأرقام فقط، بل بصياغة رواية عن كيفية نمو عملك وازدهاره. ويساعدك بزنس بيلدر على تحويل هذه الأرقام إلى خطة عمل واضحة وقابلة للتنفيذ.
- جرّب الأرقام: التوقّع المالي عملية استكشاف وتكرار، فلا تخشَ التجربة. ومع أدوات بزنس بيلدر السهلة، يمكنك تعديل الأرقام واختبار سيناريوهات مختلفة دون القلق من الأخطاء.
باتباع هذه النصائح واستخدام أدوات بزنس بيلدر، ستكون على الطريق الصحيح لإعداد توقّع مالي واقعي، حتى دون بيانات تاريخية.
الجلسة الأولى: الأفكار والتقديرات المدروسة
الهدف: أن تعتاد على وضع تقديرات مدروسة، وأن تعدّ المسودة الأولى لتوقّعات الإيرادات والمصروفات.
1. حدّد كيف ستحقّق الدخل وعلى ماذا ستنفق
قبل البدء في حساب الأرقام، من المهم تحديد فئات الإيرادات والمصروفات، فهي البنود التي ستتوقّعها لاحقًا.
لا تبالغ في تعقيد هذه الخطوة. خصّص بضع دقائق فقط لكتابة مصادر الإيرادات والمصروفات المحتملة. وإذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، يمكن لأدوات مثل بزنس بيلدر أن تقترح أفكارًا وترشدك خلال العملية.
في النهاية، استهدف ما بين 3 و6 فئات للإيرادات، وما بين 3 و6 فئات للمصروفات.
وإذا كان لديك أكثر من ست فئات، ففكّر في دمج الإيرادات والمصروفات المتشابهة. فالعدد الأقل يسهّل إدارة التوقّع وتعديله عند الحاجة.
مثال
لنفترض أنك تخطط لبيع إكسسوارات الهواتف المحمولة بألوان مختلفة: الأزرق والأحمر والأخضر والأرجواني المعدني. بدلًا من إدراج كل لون على حدة في توقّع الإيرادات، اجمعها في فئة واحدة باسم «إكسسوارات الهواتف».
ويسري النهج نفسه على المصروفات. فإذا كانت لديك تكاليف مثل الكهرباء والتأمين وفاتورة المياه، يمكنك تجميعها تحت فئة مثل «المرافق».
2. ضع أفضل تقديراتك
بعد تحديد فئات التوقّع، حان وقت إضافة الأرقام.
ولتسهيل العملية، تجنّب العمل على جميع فئات الإيرادات والمصروفات دفعة واحدة. بدلًا من ذلك:
- ابدأ إما بالإيرادات أو بالمصروفات.
- اختر فئة واحدة وأضف أرقامها.
- انتقل إلى الفئة التالية.
ولا تنتقل إلى الجانب الآخر إلا بعد إكمال جانب واحد من التوقّع، سواء كل فئات الإيرادات أو كل فئات المصروفات. وتذكّر أن هذه تقديرات مدروسة لكل شهر، لا يلزم أن تكون مثالية، ومن المرجّح أن تتغيّر مع تحسين توقّعك.
هل تبدأ بتوقّع الإيرادات أم المصروفات؟
أنصح بالبدء بالإيرادات لأنها غالبًا الجزء الأكثر تحفيزًا، فهي الطريقة التي سيحقّق بها عملك الدخل. وترقّب نمو عملك ماليًا قد يمنحك الدافع لإكمال توقّعك.
ومع ذلك، يقترح بعض الخبراء، ومنهم الفريق الاستشاري في بزنس بيلدر، البدء بالمصروفات، إذ يرون أنه «قد يكون من الأسهل معرفة ما تحتاج إلى إنفاقه كل شهر»، مما يمنحك صورة أوضح عن تدفقك النقدي العام.
في النهاية، لا يوجد خيار صحيح وآخر خاطئ؛ ابدأ بالجزء الذي تشعر بالراحة تجاهه أكثر. فستحتاج إلى توقّع الجانبين على أي حال، فلا تتوقّف طويلًا عند هذا القرار.
تقدير الإيرادات (المبيعات)
تعامل مع توقّع الإيرادات كأنه تحديد لأهداف عملك. وتجنّب خطأ البدء بحجم السوق بأكمله ثم الادعاء بأنك ستستحوذ على نسبة معيّنة منه. فكما يشير خبراؤنا في بزنس بيلدر غالبًا: «قد يبدو هذا النوع من التقدير معقولًا، لكنه لا يستند إلى بيانات قابلة للتنفيذ ولا إلى ظروف السوق الحقيقية».
البدء بسوق كبير، كأن تتوقّع الوصول إلى 40,000 شخص ضمن نطاق 15 كيلومترًا من موقع عملك، قد يؤدي إلى توقّعات غير واقعية. بدلًا من ذلك، ابدأ بتقييم قدراتك والإجراءات التي ستتخذها بصفتك صاحب العمل، ثم ابنِ عليها تدريجيًا.
إليك بعض الأسئلة التي ترشدك:
- كم عدد العملاء المحتملين الذين يمكنك الوصول إليهم؟
- كم منهم سيستجيب أو يزورك؟
- كم منهم سيشتري منك فعلًا؟
- ما متوسط المبلغ الذي سينفقه كل منهم؟
مثال:
لنفترض أنك تفتتح مقهى جديدًا في القاهرة الجديدة. بناءً على حركة المارّة وجهودك التسويقية، تتوقّع خلال شهر واحد أن:
- يسمع 10,000 شخص عن مقهاك.
- يزور المقهى 8% منهم (800 شخص).
- يشتري 70% من الزوار (560 شخصًا).
- ينفق كل عميل في المتوسط 100 جنيه مصري.
تقدير المصروفات
في توقّع المصروفات، حدّد المبلغ الذي تتوقّع دفعه لكل فئة وموعد دفعه. وإليك بعض النصائح للبدء:
- لا تعقّد أنواع المصروفات بعد: في هذه المرحلة لا تحتاج إلى تصنيف المصروفات إلى ثابتة ومتغيّرة وتكلفة البضاعة المباعة. أبقِ الأمر بسيطًا الآن.
- أدرج راتبك: حتى لو لم تخطّط لدفع راتب لنفسك فورًا، دوّن متى وكم تتوقّع أن تتقاضى في النهاية.
- توقّع تكاليف الموظفين بشكل منفصل: إذا كنت تخطّط لتوظيف موظفين، فأدرج رواتبهم تحت فئة مثل «الموظفين» أو «الرواتب».
3. كرّر العملية
بعد وضع المجموعة الأولى من التقديرات للإيرادات أو المصروفات، كرّر العملية للجانب الذي لم تعمل عليه بعد.
وإذا كنت تعمل على توقّعك منذ أكثر من 30 إلى 45 دقيقة، فمن الأفضل أن تأخذ استراحة وتعود في جلسة أخرى، فذلك يساعدك على الحفاظ على نظرة جديدة ويمنعك من الغرق في التفاصيل.
الجلسة الثانية: اجعل الأرقام تناسب عملك
الهدف: تعديل إيراداتك ومصروفاتك لتتوافق مع «قصة عملك».
في هذه الجلسة، تعال بذهن منفتح واستعداد لتجربة أرقامك. تذكّر أنك لا تعتمد توقّعك النهائي بعد؛ بل تتحقّق فقط مما إذا كانت تقديراتك الأولية تتوافق مع توقّعاتك.
ولتدخل في الإطار الذهني المناسب، جرّب شرح عملك لشخص ما. تخيّل أنك تتحدّث عنه مع صديق أو أحد أفراد العائلة أو مستثمر محتمل. كيف ستصفه؟
وإذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، فحاول الإجابة عن الأسئلة التالية:
- ما خططك لهذا الشهر والشهر القادم وهذا العام؟
- ما النتائج التي تتوقّعها؟ وهل هذه التوقّعات واقعية؟
- هل تعكس أرقامك الحالية هذه الرؤية؟
كرّر هذه العملية لكل شهر. وإذا لم تتوافق أرقامك الحالية مع توقّعاتك، ففكّر في تعديل مصادر إيرادات أو مصروفات بعينها. وفي النهاية، ستبدأ أرقامك في التحوّل إلى توقّع عملي يتماشى بشكل أفضل مع أهداف عملك.
نصائح لرواية قصة عملك من خلال توقّعك
- اربط الأرقام برسم بياني: بدلًا من الغرق في الأرقام، اعرض أثر تعديلاتك في رسم بياني. وإذا كنت تستخدم بزنس بيلدر، يمكنك تعديل توقّعاتك مباشرة على الرسم البياني، مما يسهّل متابعة التغييرات بصريًا.
- احذر من الأداء غير الواقعي: إذا بدت مصروفاتك منخفضة جدًا أو بدا نمو مبيعاتك متفائلًا أكثر من اللازم، مثل منحنى النمو الشهير على شكل «عصا الهوكي»، فتوقّف لمراجعة الأرقام وتأكّد من أنها مبنية على الواقع.
- ركّز على الأرباح: من الطبيعي تمامًا أن تتجاوز مصروفاتك مبيعاتك في البداية، لكنك تريد رؤية تحسّن تدريجي مع الوقت. فهذا يُثبت أن نموذج عملك مستدام وفي طريقه إلى الربحية.
الجلسة الثالثة: كن أكثر تحديدًا
الهدف: جعل توقّعات الإيرادات والمصروفات متوافقة مع القوائم المالية المعيارية.
أوشكت على الانتهاء! حان الوقت الآن لتنظيم فئات الإيرادات والمصروفات في الأنواع المناسبة حتى تتوافق الأرقام مع قوائمك المالية. وبعد هذه الخطوة، يمكنك إجراء أي تعديلات نهائية.
وإذا كنت تستخدم بزنس بيلدر لإعداد توقّعاتك، فستُنشأ قوائمك المالية تلقائيًا أثناء إدخال بياناتك، دون أي جهد إضافي منك.
اعتبارات الإيرادات
عند توقّع الإيرادات، إليك ثلاثة أسئلة أساسية ينبغي طرحها:
- هل تُستخدم المواد والعمالة مباشرة في إنتاج منتجك؟ إذا كانت الإجابة نعم، فعليك احتساب التكاليف المباشرة المعروفة بتكلفة البضاعة المباعة. أما إذا كان عملك قائمًا على الخدمات، فيمكنك على الأرجح تخطّي هذه الخطوة. وفصل هذه التكاليف عن غيرها يساعدك على فهم مدى كفاءة عملك؛ فإذا كنت تنفق الكثير على الإنتاج بما لا يترك مجالًا كافيًا للمصروفات الأخرى، فستواجه صعوبة في تحقيق الربحية. نصيحة: إن أمكن، اجعل تكلفة البضاعة المباعة نسبة مئوية من كل مصدر إيرادات، بحيث تتعدّل تلقائيًا عند تعديل الإيرادات.
- هل سيشتري العملاء بشكل متكرّر؟ هذا مهم إذا كنت تقدّم منتجًا أو خدمة باشتراك، حيث يُحصَّل من العملاء تلقائيًا شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا. وستحتاج إلى احتساب الإيرادات المتكرّرة، إلى جانب احتمال «تسرّب» العملاء أو إلغائهم اشتراكاتهم. نصيحة: لا تقلق بشأن التنبؤ الدقيق بمعدل التسرّب الآن. اختر نسبة من العملاء تتوقّع خسارتها كل شهر، وعدّلها مع ظهور النتائج الفعلية، واستعن بمصادر مثل دليل Stripe لمعدل تسرّب العملاء لتقديرها.
- هل ستشهد تغيّرات موسمية؟ تشهد كثير من الأعمال تقلّبات في المبيعات حسب وقت السنة. فعلى سبيل المثال، تشهد متاجر مستلزمات المناسبات الموسمية ارتفاعًا كبيرًا قبل موسمها يعقبه انخفاض حاد. وحتى لو لم تكن موسمية عملك بهذا الوضوح، فمن المهم مراعاة الارتفاعات أو الانخفاضات المحتملة في المبيعات على مدار العام. نصيحة: مع نمو عملك سيصبح التنبؤ بالطلب الموسمي أسهل. وفي الأثناء، يمكنك استخدام Google Trends لمعرفة ما إذا كان الاهتمام بقطاعك أو منتجك يتغيّر بين المواسم.
اعتبارات المصروفات
إلى جانب فصل تكلفة البضاعة المباعة، ستحتاج إلى تصنيف مصروفاتك كما يلي:
- التكاليف الثابتة: مصروفات تبقى ثابتة، مثل الإيجار والتأمين.
- التكاليف المتغيّرة: تتغيّر من شهر لآخر، مثل مصروفات التسويق أو المرافق.
- تكاليف الموظفين: سواء كانت ثابتة أو متغيّرة، فإن فصلها يساعدك على متابعة احتياجات التوظيف والعائد من كل موظف.
- الأصول: المشتريات الكبيرة، مثل المركبات أو الآلات، ينبغي تصنيفها أصولًا. فرغم أنها تمثّل إنفاقًا، إلا أنها ليست مصروفات من الناحية المحاسبية؛ وستظهر في الميزانية العمومية وقائمة التدفقات النقدية، لا في قائمة الأرباح والخسائر.
نصيحة: لا تعقّد أنواع المصروفات. وإذا لم تكن متأكدًا، يمكنك دائمًا التعديل لاحقًا أو ترك بعض المصروفات دون تصنيف في الوقت الحالي.
الجلسة الرابعة: افهم احتياجاتك من النقد والتمويل
الهدف: معرفة ما إذا كان لديك نقد كافٍ لتغطية المصروفات.
حان وقت التعمّق في تدفقك النقدي. عند مراجعة توقّعك الحالي، قد تلاحظ تدفقًا نقديًا سالبًا، وهذا ليس بالضرورة أمرًا سيئًا؛ بل أشجّعك على توقّعه في هذه المرحلة.
ففي هذه المرحلة من رحلة عملك، قد لا تعرف بالضبط حجم النقد الذي تحتاجه لبدء عملك وتشغيله، ولهذا السبب تحديدًا تُعدّ توقّعًا ماليًا.
استخدم هذه الجلسة لتحديد حجم النقد الذي تحتاجه ومصدره.
1. أدخل النقد الافتتاحي
هذا هو المال الذي تخطّط لاستثماره في عملك، وقد يأتي من مدّخراتك، أو من قرض بنكي، أو من استثمار أولي من الأصدقاء أو العائلة، أو من مزيج من هذه المصادر.
وإذا لم تكن تستخدم أي أموال شخصية ولم تحصل على قرض بعد، فلا تُضِف أي نقد افتتاحي إلى توقّعك.
2. راجع وضعك النقدي ومدة استمرارك
انظر الآن إلى المستقبل واطرح على نفسك بعض الأسئلة المهمة:
- هل يكفي هذا النقد الافتتاحي لتغطية المصروفات حتى تبدأ في تحقيق الإيرادات؟
- كم من النقد تستهلك كل شهر؟
- حتى لو بدأت في تحقيق الإيرادات، هل سينفد نقدك؟ وإذا حدث ذلك، فمتى؟
الهدف هنا هو معرفة ما إذا كان لديك نقد كافٍ لتغطية مصروفاتك حتى يصبح تدفقك النقدي موجبًا، أي عندما يتجاوز النقد الداخل مصروفاتك. وإن لم يكن كذلك، فهذه إشارة إلى أنك تحتاج إلى أموال إضافية لإطالة مدة استمرارك.
3. حدّد ما يلزم لتجنّب العجز النقدي
فكّر في التمويل على أنه «ضمادة نقدية» تسدّ الفجوة في تدفقك النقدي إلى أن يتمكّن عملك من تحقيق إيرادات كافية.
وأبسط طريقة لتحديد احتياجاتك التمويلية هي جمع كل مصروفاتك حتى تصل إلى التدفق النقدي الموجب، ثم إضافة «هامش أمان» نقدي لمواجهة التأخيرات أو المصروفات غير المتوقعة.
4. قرّر ما إذا كان التمويل الإضافي ضروريًا
انظر إلى الرقم الذي حسبته واسأل نفسك: «هل أنا مرتاح لتحمّل دين بهذا الحجم؟»
إذا كانت الإجابة لا، فراجع توقّعات الإيرادات والمصروفات وابحث عن طرق للبدء بنقد إضافي أقل. وإذا كانت الإجابة نعم، فاستكشف خيارات التمويل المتاحة وفكّر في شروط القرض أو تفاصيل التمويل الأخرى التي تناسبك.
إضافة: إذا كنت طموحًا، فانسخ توقّعك الحالي وأنشئ سيناريو ماليًا بديلًا تحصل فيه على التمويل اللازم. كيف تبدو أرقامك الآن؟ وإذا كان التمويل قرضًا، فكيف ستدير سداده؟
أنت الآن أفضل في التوقّع المالي
وفقًا لاستطلاع حديث لأصحاب الأعمال الصغيرة، تكون الشركات التي تعدّ توقّعات مالية أكثر ثقة في توجّهها. ومع ذلك، لا يزال أكثر من 42% من أصحاب الأعمال لا يملكون ميزانية أو توقّعًا عمليًا.
وباتخاذك الخطوة الأولى وإعداد أول توقّع مالي لك، فإنك تمهّد الطريق لاتخاذ قرارات مدروسة وواثقة لعملك.
تذكّر أن لا أحد يعرف عملك أفضل منك، فأنت الشخص الأنسب لهذه المهمة. وكلما توقّعت وراجعت وعدّلت توقّعاتك، أصبح التوقّع المالي أسهل.
ويمكنك أيضًا استخدام أداة للتوقّع المالي مثل بزنس بيلدر لتبسيط بناء توقّعك وإعداد تقاريره وتحديثه. فمع بزنس بيلدر يمكنك الربط ببرامج المحاسبة، واستكشاف سيناريوهات مالية مختلفة، بل والحصول على تحليل شهري للأداء مدعوم بالذكاء الاصطناعي.
وإذا لم تكن مستعدًا بعد للاستثمار في أداة، لكنك تريد معرفة المزيد عن التوقّع المالي لعملك، فاطّلع على هذه الموارد:
- أدِر عملك بشكل أفضل بتوقّع حيّ: تعلّم كيف تُبقي توقّعاتك محدّثة من خلال المقارنة المنتظمة بين المخطط والفعلي.
- نصائح لتوقّعات تدفق نقدي أكثر دقة: استخدم هذه النصائح الخمس لتحسين توقّعات تدفقك النقدي.
- استند إلى مؤشرات القطاع في توقّعاتك: اكتشف كيف تستفيد من بيانات القطاع لبدء توقّعاتك والتحقّق من أن تقديراتك في المسار الصحيح.
